一時帰国・本帰国

国外転出した人が国内転入の際に戸籍謄本を郵送取寄せする時の注意点

国内転入には戸籍謄本と戸籍謄本の附票が必要で、本籍地が実家などで新しく住む予定の場所から遠かったりと、戸籍謄本を郵送で取り寄せたい、なんてこともあると思います。

が、今回本帰国するにあたり、国外転出している本人が戸籍謄本を郵送取寄せしようとしたら超やっかいだと初めて気が付きました。

この記事では海外転出している人が、戸籍謄本を郵送で取り寄せる時の注意点また方法についてご紹介します。

国外転出した人が戸籍謄本を郵送で取寄せるのは無理?

自分の経験から海外転出している場合、戸籍謄本関係の書類を郵送で取寄せるのは難しいのではないか、と感じました。

これを感じた理由は戸籍謄本の郵送取寄せ申請をした自治体の担当者から電話がかかってきたからです。申請書に日本への転入を理由に書いたからかもしれませんが、「国外へ転出をしている場合は住所の登録がないので、ご返送できません」とのこと。

国外転出をしてしまうとマイナンバー、住民票などが失効してしまうので、日本国内の住所がなくなります。これについては、総務省で出している「海外転出する者についての行政サービスのありかた」という資料の中にも明確に書かれています。

市町村の住民基本台帳に記録されている者が国外に転出した場合には、その者の住民票は消除され、以降、個人番号利用事務の処理に当たり活用される住基ネット上の本人確認情報の更新は行われない。

引用元:海外転出する者についての行政サービスのありかた-総務省

このルールに従うと海外転出している場合日本には住所がなく、自治体の戸籍関連書類の郵送取り寄せの注意事項に書かれた「申請者の住民登録地への返送に限られます」というルールから外れてしまうわけです。

国外転出後の戸籍謄本の取得方法

国外転出した人が戸籍謄本を取得する方法は大きく分けると2つです。

  • 日本に住所がある人に代理で申請してもらう
  • 直接本籍地に取りにいく

代理で申請する場合は自分と血のつながりがあるかどうか、などでも必要な書類が変わります。それぞれの注意点や具体的な方法をご紹介します。

ここで紹介する方法はあくまで私が戸籍の取り寄せ申請先の方に案内された方法を紹介します。戸籍謄本の取り寄せ方は超複雑なので、他のパターンが知りたい方は自治体に直接問い合わせてみてください。

直接本籍地に取りにいく

1番確実なのは直接本籍地の役所に本人が身分証明書を持って、対面で発行してもらう方法です。

戸籍謄本を発行してもらう時の身分証明書は、運転免許証か健康保険証がベストなようです。パスポートは不可で、国外転出した人はマイナンバーカードは使えないので、必然的にこの2つになるかと思います。

一部の自治体ではコンビニのマルチコピー機で戸籍謄本なども発行できますが、国外転出している場合はマイナンバーカードは転出した時に返却が必要なので使うことはできません。

一つ疑問なのは国外転出すると住所の登録はされていないのにもかかわらず、運転免許証は色々な身分証明書として使えること。

私は海外転出する時に住民票を実家に移し、運転免許証の住所も実家に移してから国外転出しました。実家は両親が住んでいて郵便物も受け取れるので、日本のサービスを申し込む時は厳密にいうと運転免許証が使えます。

ということは本来なら国外転出した私は住所登録されていないはずで、運転免許証では住所確認はできないはずでは…?という色々な矛盾が垣間見える気がするので、気にしないことにしました(笑)

両親に頼む

戸籍謄本は直系(両親、祖父母)であれば委任状は不要で取得できるので、両親に取りに行ってもらうのが一番手っ取り早いです。

もし両親が本籍地に住んでいない場合は、郵送での取寄せもできます。

直接役所へ取りにいく場合

両親であれば委任状は不要で、身分証と役所で請求書を記入してもらえば窓口ですぐに戸籍謄本も附票も発行してもらえます。

結婚して夫の戸籍に入っている妻の場合は、本人の両親でも義両親でも発行は可能だと案内されましたのでどちらでも発行してもらえると思います。

郵送の場合

戸籍謄本の郵送取寄せを両親に頼む場合には、以下のセットを本籍地の窓口へ送る必要があります。

  • 戸籍謄本等の郵送に関わる請求書
  • 申請する人の身分証明書(運転免許証、健康保険証)
  • 返送用封筒
  • 定額小為替

この場合返送用の封筒の宛名は提出する身分証明書と同じ住所を書く必要があります。その理由は先にも書いている通り「申請者の住所登録地に送る」というルールがあるためです。

友人に頼む

もし近くに両親がいないなどの場合は住民票があれば友人でも戸籍謄本は取れるようですが、委任状が必要になります。

  • 委任状
  • 戸籍謄本等の郵送に関わる請求書
  • 申請する人の身分証明書(運転免許証、健康保険証)
  • 返送用封筒
  • 定額小為替

私の時は社宅に入っているので、同じ社宅の近所の方に頼めば申請した住所には送れますと言われました。とはいえ夫の同じ会社の人とはいえ、入りたての社宅の人にそんなことを頼めるわけもないので素直に両親に頼みましたが…

国外転出した人が戸籍謄本を郵送取寄せするなら両親に頼むのがおすすめ!

国外転出している人が戸籍謄本や関連する書類を郵送で取り寄せる場合には、両親に依頼するのが一番楽な方法です。

日本に住所がある人にも依頼はできますが、その場合は委任状を必ず渡すようにしましょう。

海外からの引越しは国内よりも購入するものも多く、手続きでもバタバタしがち。しかし国内の転入は引越しから14日以内にしなければいけないので、意外と時間がないのも事実です。

行政の手続きは融通が効かないことも多いので、日本に帰って来たら可能な限り早めに手配するのが良いと思います。

戸籍謄本や附票の有効期限は発行後3ヶ月なので、実家などに本籍がある人は一時帰国などでついでにとっておくのも1つの手だと思います。

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